Drive を連携する

Drive を連携すると、Forward は相談のたびに(オンデマンドで)貴社の Google Drive を検索し、見つかった社内文書を回答の根拠として参照します。 あらかじめファイルを取り込んでおく作業はありません。一度つなげば、それ以降の相談で自動的に効き始めます。

• 相談への回答が、貴社の社内文書を引用したものになります。
• 生成した提案書をGoogle スライドとして、貴社 Drive に保存できるようになります。
• マイドライブだけでなく、共有ドライブの文書も検索対象になります。

• 過去の提案書や議事録を踏まえて、相談に答えてほしいとき。
• 社内の単価表 ・ 受注台帳をもとに、提案や見積の下調べをしてほしいとき。
• 「最近どんな案件が多い?」など、Drive 内の文書を横断して傾向を知りたいとき。
• 生成した提案書を、ダウンロードせず Google スライドとして貴社 Drive に残したいとき。

• Google アカウントでログインできること(認可は Google の同意画面で行います)。
• 連携には2 つの種類があります。自分用に繋ぐ個人連携と、管理者が組織全体に繋ぐ組織連携です。違いは「個人連携と組織連携」の項をご覧ください。
• 個人連携はアカウント設定から、組織連携は管理者(ADMIN)向けの設定画面から行います。
• Forward が認可を求める Drive の権限は「読み取り ・ 書き込み ・ 作成」を含む広めの権限です。詳しくは「お預かりする権限」をご覧ください。

ふだんお使いの方は、アカウント設定から自分の Drive を繋ぎます。 相談画面(空の状態)に出る「Google Drive を連携する」を押した場合も、同じアカウント設定に移動します。

1. 「アカウント設定」を開きます。
   左メニューの下部にあります。相談画面の空状態に出る「Google Drive を連携する」ボタンからも同じ画面に進めます。
2. Google Drive のカードで「接続する」を押します。
   押す前に「権限の詳細」を開くと、Google の同意画面で表示される権限を事前に確認できます。
3. Google の同意画面で、表示された権限を確認して許可します。
   同意すると Forward に戻り、画面上部に「Google Drive を接続しました」と表示されます。

Forward が Google に求めるのは、貴社 Drive に対する読み取り ・ 書き込み ・ 作成を含む権限です。Google の仕組み上、これらはDrive 全体へのアクセス権としてまとめて表示されるため、同意画面では「ファイルの削除を含む」旨が示されることがあります。 実際の用途は下表のとおりで、Forward が貴社のファイルを削除することはありません。

Forward は、Google Drive の検索ボックスと同じ仕組みで、 ファイル名 ・ 中身 ・ 種類を横断して検索します。検索そのものは、形式を問わず貴社 Drive 内のファイルが対象です。 ただし中身まで読み取って回答に引用できるのは、 本文(テキスト)を取り出せる形式に限られます。

• 中身まで読み取って引用できるもの: Google Docs ・ Google Sheets ・ Google Slides ・ PDF ・ テキスト ・ Markdown。 PDF も本文を検索 ・ 引用の対象として扱います。
• 見つかっても中身は引用されにくいもの: 画像など、本文(テキスト)を持たないファイル。検索結果には出ても、引用の根拠にはなりにくくなります。

表計算は CSV 形式に書き出して読み取ります。なお text/csvとして保存された単体ファイルは、検索では見つかっても中身の引用が不安定になることがあります。表データは Google Sheets で持っておくと確実に参照されます。

連携が効いているかは、待ち時間を見るのではなく、実際に相談して確かめます。 相談画面で、社内文書に関わる質問を送ってみてください。

1. 相談画面で、貴社の社内文書に関わる質問を送ります。
   例:「直近の提案書で多い業種は?」「うちの標準単価を教えて」など。
2. AI の回答の下部に出る参照タグに、Drive のファイル名が表示されれば連携は効いています。
   回答の真下に、参照したファイル名がタグで並びます(表示のみで、クリックでは開きません)。

Forward の Drive 連携には、個人単位と組織単位の 2 つがあります。自分の相談では、個人連携を設定していればその個人連携が使われ、未設定なら組織連携にフォールバックします。

• 個人連携(アカウント設定): 自分の Google アカウントの Drive を繋ぎます。自分の相談では、自分の Drive が優先して参照されます。誰でも設定できます。
• 組織連携(管理者向け設定): 管理者(ADMIN)が一度繋げば、組織のメンバー全員がその接続を共有して使えます。

書き込みに対応するため、Forward が求める Drive の権限は途中で広がりました。 以前に「読み取りのみ」で認可された方は、設定画面に「再認可してください」という案内が出ることがあります。これは権限が古いままになっているためです。

1. 連携中のカードに出る「再認可」の案内を確認します。
   個人連携はアカウント設定、組織連携は管理者向けの設定画面に出ます。
2. 「再認可」を押し、Google の同意画面でやり直します。
   新しい権限で認可し直すと、提案書の Google スライド書き出しも使えるようになります。

連携はいつでも解除できます。退会 ・ 委託先の変更などで Forward に Drive を見せたくなくなったときは、切断してください。

1. 連携中の Drive カードで「切断」(組織連携では「Drive を切断」)を押します。
   個人連携はアカウント設定、組織連携は管理者向けの設定画面です。
2. 確認画面で「切断する」を押します。
   確認の画面が出ます。保存していたアクセス用の情報(トークン)を削除します。

• Google の同意画面でエラーが出る / 設定画面に「Google 連携に問題が検出されました」と出る: 画面内の「サポートに連絡する」ボタンからお問い合わせください。 原因の特定に必要な診断 ID は、メールに自動で添付されます。
• 繋いだのに社内文書が参照されない: まず「繋いだ後の確認方法」の手順で参照タグを確認してください。 参照タグが出ない場合は、質問に文書内の言葉を含めて聞き直すと見つかりやすくなります。
• 「再認可してください」と表示される: 「以前から使っている方へ(再認可)」の手順で認可をやり直してください。

• Forward と相談する(/chat) — 参照タグの見方と相談の進め方。
• Gmail を連携する — Drive と同じく、相談時に過去メールを検索します。
• うまくいかないとき — ログイン ・ エラー ・ 課金などの症状別対処。