Gmail を連携する
貴社の Gmail を Forward に繋ぐと、相談のときに過去のメールを検索して、回答の根拠として参照できるようになります。連携は一度だけで、その後の手作業はありません。
Gmail 連携でできること
Gmail を Forward に繋ぐと、相談のときに過去のメールを検索して、その中身を回答の根拠(参照)として使えるようになります。 「あの顧客と前に何を約束したか」「過去にどんな問い合わせが多かったか」を、 メールを自分で探さずに Forward へ尋ねられます。
連携は一度すれば完了です。Forward が定期的にメールを取り込んだり、 一覧に同期したりはしません。相談のたびに、その場で必要なメールだけを検索します。
こんなときに使います
- 「○○ 商事さんとの過去のやり取りを踏まえて、提案書のたたき台を作りたい」
- 「先月もらった問い合わせメール、どんな内容が多かったか整理したい」
- 「あの見積もりのメール、最終的にいくらで出したか思い出したい」
- 「過去の商談メールを参考に、返信の方向性を相談したい」
いずれも、/chat でふだんどおり相談文を送るだけです。 Forward が関連しそうなメールを自動で探し、回答の下に参照元として並べます。
はじめる前に(前提条件)
- 連携は左メニューの「アカウント設定」から行います。
- 連携はご自身のアカウント単位です。社員の方それぞれが各自で接続する必要があります(全社一括ではありません)。
- 検索対象になるのは、連携した Google アカウントの Gmail です。 個人 Gmail(@gmail.com)・ Google Workspace のどちらでも接続いただけます。
- ベータ期間中は、認可できる Google アカウントが事前登録された範囲に限られる場合があります(下記 FAQ を参照)。
Forward がお預かりする権限
Forward は、貴社 Gmail に対して「メールの読み取り ・ 作成 ・ 送信 ・ ラベル管理」を含む権限(Google の認可画面では包括的な表現で表示されます)をお預かりします。 このうち/chat での相談時に使うのは「読み取り ・ 検索」だけです。下書き ・ 送信 ・ ラベル付けは、相談中ではなく管理画面のワークフロー機能(問い合わせの下書き作成、月次レポートの作成など)で行われます。 下書きを勝手に送信することはなく、送信まで行うワークフローは管理者が承認した時点でのみ送信されます。 下書きのみにとどめるか、承認後に送信まで行うかは、管理者が「ワークフロー」画面で設定します(管理者のみ)。
| お預かりする権限 | Forward での用途 |
|---|---|
| メールの読み取り ・ 検索 | /chat での相談時に、関連する過去メールを検索して回答の根拠にします。 |
| 下書きの作成 ・ 送信 ・ ラベル管理 | 管理画面のワークフロー機能で使います。下書きを勝手に送信することはなく、送信まで行うワークフローは管理者が承認した時点でのみ送信されます(商談メモ送付 ・ 面接合否連絡など)。月次レポートは下書きの作成までです。下書きのみにとどめるか承認後に送信まで行うかは、管理者がワークフローごとに設定します。 |
| メールの完全削除 | 権限を求めていません。Forward からメールを完全削除することはできません。 |
接続の手順
「アカウント設定」の「Google 連携」から、Gmail を 3 ステップで接続いただけます。
- 「アカウント設定」を開きます。左メニューの「アカウント設定」から開きます。「Google 連携」の項目までスクロールしてください。
- Gmail カードの「接続する」を押します。その後、Google の認可画面が開きます。「権限の詳細」を開くと、お預かりする権限と用途を 1 行ずつご確認いただけます。
- Google の認可画面で承認します。承認するとアカウント設定に戻り、画面上部に「Gmail を接続しました」と表示されます。接続が完了すると、カードに「接続済み」バッジと、「接続中のアカウント: <メールアドレス>」が表示されます。
連携が終わると何が変わるか
連携が完了すると、/chat での相談時に Forward が関連する過去メールを自動で検索し、 回答の根拠に使います。回答の下には、参照したメールの件名が参照元タグとして並びます(表示のみで、クリックで原文を開く機能はありません)。
たとえば「○○ 商事さんとの過去のやり取りを踏まえて、提案のたたき台を相談したい」と送ると、 Forward がそのやり取りを検索したうえで回答します。
接続をやり直す ・ 切断する
以前に古い権限で連携された方や、別の Google アカウントに繋ぎ直したい方は、 一度切断してから接続し直してください。
- アカウント設定の Gmail カードで「切断」を押します。「接続済み」と表示されている Gmail カードに、赤い枠の「切断」ボタンがあります。
- 確認画面で「切断する」を押します。削除されるのは、あなたのアカウントに保存されたアクセストークンです。組織の接続には影響しません。
- 必要であれば「接続する」を押して、もう一度連携します。
よくあるご質問
/chat での相談中に、Forward が勝手にメールを送ったりしませんか?
いいえ。/chat での相談中に行うのは過去メールの検索 ・ 読み取りだけで、送信 ・ 下書き ・ ラベル付けはしません。 下書きや送信は、管理画面のワークフロー機能でのみ行われます。 そのワークフローでも、下書きを勝手に送信することはありません。送信まで行うワークフローは、管理者が承認した時点ではじめて送信されます(商談メモ送付 ・ 面接合否連絡など)。月次レポートのワークフローは下書きの作成までで、送信は人が判断します。 下書きのみにとどめるか承認後に送信まで行うかは、管理者がワークフローごとに設定します。 なお、メールの完全削除はいずれの機能でも行いません(その権限を求めていません)。
自分が連携すれば、全社員の Gmail が使えるようになりますか?
いいえ。連携はご自身のアカウント単位です。検索されるのは、 接続したご本人の Gmail だけです。社員の方それぞれが各自で接続する必要があります。
どのくらいの量のメールを読みますか?
相談のたびに、関連しそうなメールを少数(数件)検索して参照します。 すべてのメールを取り込んで保管することはありません。
個人の Gmail(@gmail.com)でも使えますか?
はい。個人 Gmail でも Google Workspace でも接続いただけます。 ただしベータ期間中は、認可できるアカウントが事前登録された範囲に限られる場合があります。
うまくいかないとき
- 認可画面でブロックされる ・ 警告が出る: Google Workspace の管理者ポリシーで外部アプリが制限されている、 またはベータの事前登録対象外のアカウントの可能性があります。 別の Google アカウントでお試しいただくか、サポートまでご連絡ください。
- 「接続に失敗しました」と表示される: アカウント設定の上部に赤いメッセージが出た場合は、もう一度「接続する」を押し直してください。 別の Google アカウントでログインしていないかもご確認ください。
- 「接続済み」なのにメールが参照されない: 古い権限のまま連携されている可能性があります。一度「切断」してから接続し直してください。